「分かりました」は敬語でどう言う？メールで使える言い換え表現と使い分けを徹底解説

Question

Answer

ビジネスの場面で、「分かりました」の敬語が「承知しました」であることは、多くの人が認めるところのようです。しかし、質問者様のおっしゃる通り、毎回「承知しました」だと確かに違和感がありますね。

チャットで文字として残るとなれば、なおさらではないでしょうか。例えばこんな感じです。

上司：この前話した業務ですが、先方から正式な見積依頼がありました。作成お願いできますか？
質問者様：承知しました。
上司：来週目途で、と言われています。
質問者様：承知しました。
上司：今からメールで仕様書を送るので、目を通してください。よろしくお願いします。
質問者様：承知しました。

何だか出来の悪いAIみたいでいただけませんね。この状態を解消すべく、「承知しました」以外の「分かりました」の敬語のバリエーションを探ってみたいと思います。

まず、質問者様が次点として挙げておいでの「了解しました」についてです。この言葉については、「了解」を目上の人に使うのは失礼だ！という主張が多く見られます。

一方で、「了解」がNGだというのは、いわゆるマナーコンサルタントのつくった謎ルールだ！みたいな声もあります。

では辞書には何と書いてあるのかと言いますと、「相手からの指示・命令に対して納得したことを示す返事として使われることがある」などと書いてあるものもあります（三省堂 新明解国語辞典 第八版 りょうかい【了解】）。

この辞書の意味にならうと、「了解」を使うのはアリということになりそうです。

問題があるとすれば、「了解しました」は単に「了解する」をですます体にしただけなので、目上の人への返答に使うにはやや軽いかも、というところでしょうか。

「しました」のところを謙譲語に変換して、「了解いたしました」とすると、相手を敬う感じが出ます。

なお、「承知する」も敬語ではありません。しかし「承知しました」が失礼でないのは、「受ける」「聞く」の謙譲語「承る（うけたまわる）」の「承」が含まれており、敬意が感じられるからだそうで。丁寧度を上げたい場合は、こちらも「いたす」を使って「承知いたしました」とすることができます。

そうそう、「承りました」も「分かりました」の敬語として使える言葉です。ただ、サービス提供者（店員さんや企業の窓口担当者など）がお客様に対して使うイメージが強い表現なので、チャットでやりとりするような近い関係の上司に対する返事としては、ちょっと堅苦しいかもしれません。

店員さんや企業の窓口担当の「分かりました」の敬語には「かしこまりました」もありますが、これも同様です。

他に、目上の人に対する「分かりました」のバリエーション候補としてありがちなのは「理解しました（いたしました）」「了承しました（いたしました）」です。しかし、これらは使わない方がいいかと思います。

「理解」だと、「そちらの事情はわかった（納得はしていない）」という響きになりえます。

また、「了承」は許可を求める相手に対する「いいよ」という返事です。どちらかというと、お願いする側が「ご了承ください」「ご了承願います」などの形で使う言葉なので、上司の指示や顧客の依頼に対して使うのは不適切です。

ということで、「分かりました」の敬語のバリエーションとして、ここまで検討してきた言葉をまとめてみました。〇は問題なし、△は場面を選ぶ、×は不適切です。

〇「承知しました」「承知いたしました」
△「了解いたしました」「かしこまりました」「承りました」
×「理解いたしました」「了承いたしました」

結局、無難なのは「承知しました」「承知いたしました」というところに落ち着いてしまいました。このバリエーションのなさをカバーするには、言葉を付け足すという手が考えられます。

例えば次のような返信はいかがでしょうか。

上司：この前話した業務ですが、先方から正式な見積依頼がありました。作成お願いできますか？
質問者様：A社の件ですね。承知しました。
上司：来週目途で、と言われています。
質問者様：承知しました。本日中に着手します。
上司：メールで仕様書を送りましたので、目を通してください。よろしくお願いします。
質問者様：ありがとうございます。承知しました。

「分かりました」にあたる部分は、「承知しました」しか使っていないのですが、その前後に内容の確認や、こちらの対応、相手へのお礼のフレーズなどを織り交ぜると、ロボットみたいに見えなくなります。