ブーイングする女性
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Question

質問者様質問者様

業務内容について、相手が正しく理解していないような気がするときの確認のしかたについてご質問です。

長年ある会社から業務を継続して受注しているのですが、新しく担当になった人と話がかみあわないことがあります。

その人が業務内容を間違って理解しているかもしれないので確認したいのですが、「間違っていませんか?」「間違いではないですか?」は直球すぎて失礼ですよね(実際にはもっとあらたまった言い方になると思いますが)。

その担当の方は自分より年上なので、プライドを傷つけたくないというのもあります。相手が不快にならない聞き方を教えてください。

Answer

小秋小秋

仕事上の相手に「間違っていませんか?」と確認したくなる場面、ありますよね。しかし失礼のない言い方となると、なかなか難しいものです。相手の間違いをやんわり指摘する言い方を、敬語その他の言い換え表現を使って考えてみましょう!

まず、質問者さんもおっしゃる通り、「間違っていませんか?」「間違いではないですか?」は避けた方がいいですね。

敬語の接頭語「お」をつけて、より丁寧に「お間違いではないですか?」としても同じ。相手の非を突きつけることには変わりはないからです。よほど人間ができた人でもない限り「いや、こちらが悪いんだけども言い方ってものが…」と不快になるものです。「もうこの人とは関係が切れてもいいや」という思いがない限り、お薦めできない言い方です。

とはいえ、相手が誤解したまま業務が進行すると、のちのち作業に手戻りが発生したりして、困るのは質問者さんです。「おかしいな」という思いを抱えながらでは、仕事に集中もできないでしょう。よって、何らかの形で確認は必要かと思います。

そこでおすすめしたいのは、「あなた間違っていませんか?」ではなく、「私、間違ってませんか?」という聞き方です。メールや口頭で使える例文をご用意しました。

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  • 私が把握しているのは…ですが、ご認識と合いますでしょうか。
  • これまで…という手順で業務を進めてきたのですが、問題ございませんでしょうか。
  • 私の理解では…というものなのですが、お気づきの点はございませんでしょうか。

こうすることで、質問を受けた相手は間違いに自ら気づき、態勢の立て直しができます。「あー…ちょっと違うみたいですね。前任者に確認します」のように。

「私、間違ってませんか?」という聞き方には、もう一つメリットがあります。それは、不足している情報が得られること。

長年やっている業務でも、相手方の都合で仕様やルールが変更になり、そしてそれが質問者様に共有されていないという状況もありえます。

例えば、計算に使う係数が変わったとか、新しい便利ツールが使用可能になったとかいう場合。こうした変更に気づかないままだと、やらなくてもいい作業に時間を取られたり、最悪の場合は全部やり直し、なんてことにもなりかねません。

そのような事情で後に不具合が発覚した場合、一応は相手の伝達ミスが悪いということになり、「変更点を伝えてませんでした、ごめんなさい」という展開にはなりそうです。

しかし、質問者さんの側には無駄な作業をしてしまったという徒労感がつのります。そして、相手方は相手方で自分側の伝達ミスを棚にあげて「最初にちゃんと聞いてくれれば言ったのに」という不満を抱くかもしれません。そうなると、両者の間にしこりが発生します。理不尽ですが、そういうもんです。

ということで、「この人業務を理解してないんじゃないか」「間違っているんじゃないか」と思った場合、相手の理解を確認するのは必須と言えるでしょう。

その際には、「お間違いではないですか?」ではなく、「自分が間違っていないか?」という方向で聞くと、やんわりと相手の間違いを指摘することができます。聞き方の例文を、もう一度載せておきます。

  • 私が把握しているのは…ですが、ご認識と合いますでしょうか。
  • これまで…という手順で業務を進めてきたのですが、問題ございませんでしょうか。
  • 私の理解では…というものなのですが、お気づきの点はございませんでしょうか。

以上、質問者様が取引先の新しい担当者さんと良好な関係を築く手助けになりましたら幸いです!

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